Статьи по теме. Опись дел своего рода удостоверение личности для документов. Любой документ может быть передан между подразделениями или в архив только если была составлена опись. И самое важное, для чего нужна опись дел возможность быстрого поиска документов. Прием документов в архив осуществляется по описям дел постоянного хранения, временного хранения и дел по личному составу Приложения 1,2. В случае небольшого объема дел, поступающих на хранение в архив 5 10 дел, их прием может осуществляться по одной описи, в которую включаются. Проще говоря, без описи невозможно поддерживать порядок в архиве, а поиск документов может занять дни и даже недели. Как правильно оформить опись дел и для каких документов, расскажем в этой статье. Такой подход имеет право на существование в пределах текущего делопроизводства в подразделениях, но не для архива. Если вы работаете в государственном, муниципальном учреждении, и дела организации в последующем будут передаваться в государственный архив, то работа с архивом строго регламентирована нормативным документом это Основные правила работы архивов организаций. Коммерческие компании могут руководствоваться этими правилами для того, чтобы навести порядок в системе делопроизводства и организовать правильное хранение и эффективный поиск документов в своем архиве. Опись Дел Временного Хранения Образец' title='Опись Дел Временного Хранения Образец' />На какие документы нужно составлять описи. Перед тем как передать закрытые завершенные документы в архив, каждое структурное подразделение организации подготавливает описи. На  их основе сотрудник архива секретарь формирует сводные разделы описей дел. Описи нужно составлять для документов постоянного и временного свыше 1. Некоторые организации имеют специфичные по роду деятельности документы, например судебные дела, медицинские карты и т. Такие документы, а также документы по личному составу включаются в отдельные описи. Опись Дел Временного Хранения Образец' title='Опись Дел Временного Хранения Образец' />Дела со сроком хранения менее 1. Читайте по теме в электронном журнале. Как составить опись дел структурного подразделения для передачи  в архив. Такая опись называется сдаточной. Для того чтобы грамотно оформить сдаточную опись следуйте следующим правилам 1. Опись дел временного хранения учетный документ, который содержит перечень документов дел с временным сроком хранением с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивных организаций. Она включает в себя. Опись дел временного свыше 10 лет хранения документ, представляющий собой систематизированный перечень заголовков документов, хранение которых свыше 10 лет, который предназначенный для учета дел и оперативного поиска таких документов в организации. Данные, которые необходимо. Пример описи дел по личному составу. Описи составляются по результатам экспертизы ценности документов. База Данных Сарова. При этом учитывается срок их хранения, а также функциональная принадлежность. По срокам хранения документы делят на постоянного и временного хранения свыше 10 лет. Независимо от. Порядок и образец составления описи Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив. Вообщето описи принято при составлении подразделять по срокам хранения постоянного, временного. Опись Дел Временного Хранения Образец Заполненный' title='Опись Дел Временного Хранения Образец Заполненный' />Составляйте сдаточную опись в двух экземплярах один останется в отделе, второй будет храниться в архиве вместе с делами. Присваивайте уникальный номер каждому делу в описи. Если дело было разделено на несколько томов, то каждому тому полагается отдельный номер. Проще одна строка в таблице описи один номер. D0%BE%D0%BF%D0%B8%D1%81%D1%8C.jpg' alt='Опись Дел Временного Хранения Образец Заполнения' title='Опись Дел Временного Хранения Образец Заполнения' />Сдаточная опись составляется в форме таблицы и имеет следующие графы порядковый номер дела части, тома Однако в начале нового листа заголовок снова пишется полностью. Если все номера в описи заполнены, но было обнаружено дело, используйте литерный номер. Здесь цифрами и прописью укажите количество дел, первый и последний номера дел по описи, перечислите пропущенные и литерные номера. В графе Примечания отмечайте наличие дел в момент передачи в архив. Сотрудники, передающие и принимающие документы, расписываются и ставят дату оформления описи. Оба экземпляра описи утверждает и подписывает руководитель организации. Читайте также Как оформить сводную опись дел постоянного срока хранения Сводную опись составляют в момент передачи дел из подразделений. Обычно это происходит раз в год, соответственно, в архив и в опись попадают дела, созданные и закрытые за этот период. Каждый такой период оформляется как раздел единой описи дел. Опись дел для постоянного хранения имеет стандартную форму см. Эта форма имеет титульный лист и подтитул, который заполняется в случае изменения названия организации. Обратите вниманиеЕсли вы организуете архив с нуля и составляете опись впервые, к ней необходимо оформить предисловие. В предисловии указывают сведения об организации дата создания, функции, структурные изменениях за период, охватываемый описью описание содержания дел, документов наличие дел, созданных раньше периода, за который составляется опись какие либо особенности формирования дел, принятые в организации и пр. Заполняйте графы в соответствии со сдаточной описью и номенклатурой дел при правильном ведении заголовки должны совпадать. Нумерация ведется валовая, с первого раздела описи. Например, если первый раздел описи за 2. Присваиваемый номер является постоянным архивным номером дела. Изменения в нумерации дел возможны только при переформировании, переорганизации архива и переоформлении всех разделов описей с новой системой нумерации. Каждый раздел описи должен иметь оглавление. Оглавление содержит предисловие по аналогии с предисловием к описи список сокращений если вы используете не общепринятые сокращения в алфавитном порядке название подразделов, указатели, с указанием соответствующим им номеров листов, или конкретных номеров отдельных дел. Указатели тематические, географические по филиалам, например и т. Каждый раздел должен иметь итоговую запись о количестве дел в описи. Также в ней указываются, если есть,  пропущенные и литерные номеров, отмечаются особо ценные дела с номерами. Итоговая запись должная быть заверена ответственными за составление сотрудниками подписи и дата составления документа. Для вновь обнаруженных дел можно составить дополнительную опись с отдельной нумерацией в конце раздела, либо внести их внутри подразделов описи как литерные номера и тогда создать новую итоговую запись. Листы сводной описи также нумеруются, продолжая нумерацию прошлого периода. В конце составляется лист заверитель. В нем укажите общее количество листов описи, особенности нумерации и заверьте подписью ответственного сотрудника. Особенности составления описи дел по личному составу Форма описи дел по личному составу образец ниже имеет существенное отличие от формы описи дел постоянного хранения. В этой описи обязательно должна быть графа Срок хранения, так как для личных дел законодательство устанавливает различные сроки 2. ЭК или ЭПК. Обратите внимание Именно срок хранения документов по личному составу определяет, в какую опись следует заносить сведения о деле. Если дело относится к категории дел постоянного хранения, то оно хранится и описывается вместе с остальными делами организации. В то же время, при большом документообороте дел по личному составу, их можно разделить на категории и составлять отдельные описи соответственно. При этом заголовки дел в опиhttp e. Еще одна отличительная особенность описи дел по личному составу обязательное указание конечного срока хранения дел. Эти отметки нужно проставить на титульном листе. Требования к описи дел временного свыше 1. Также как и документы по личному составу, дела временного хранения имеют конечный срок хранения в архиве. Поэтому опись должна содержать аналогичную графу Срок хранения. Такая графа позволяет отслеживать истекающие сроки, подготавливать передачу дел на уничтожение.